Tijdens een crisis komt er in korte tijd ontzettend veel informatie op een organisatie af. Feiten veranderen, nieuwe vragen ontstaan en verschillende teams werken tegelijkertijd aan oplossingen. Ondertussen moet het crisiscommunicatieteam bepalen wat er gecommuniceerd moet worden, aan wie en op welk moment. Hoe zorg je ervoor dat iedereen hetzelfde beeld heeft, de juiste prioriteiten stelt en belangrijke acties niet uit het oog verliest?
Goede crisiscommunicatie vraagt om meer dan snel een bericht opstellen. Het vraagt om overzicht, afstemming en duidelijke keuzes. Vooral wanneer de druk oploopt, is het belangrijk om structuur aan te brengen in alle informatie en werkzaamheden.
Een beproefde manier om dat te doen, is werken met de zes strategische coördinatieborden. Deze borden vormen samen de basis van de BOB-methodiek voor crisiscommunicatie: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Een werkwijze die helpt om van losse informatie naar een gezamenlijke aanpak te komen. Sinds kort zijn deze zes borden ook digitaal beschikbaar binnen FirstRing, zodat crisiscommunicatieteams hun informatie, afwegingen en acties op één centrale plek kunnen samenbrengen.
Waarom is overzicht tijdens een crisis zo belangrijk?
Bij een crisis zijn vaak meerdere mensen en teams betrokken. De omgevingsanalist volgt wat er in de media en op sociale media gebeurt, de woordvoerder bereidt verklaringen voor, redacteuren werken aan berichten en adviseurs stemmen af met het crisisteam en andere crisispartners. Iedereen beschikt over een deel van de informatie, maar vanzelfspreken heeft niemand het volledige overzicht. En juist daar ontstaan risico’s. Wanneer informatie vooral mondeling wordt gedeeld, kunnen belangrijke details verloren gaan. Besluiten worden genomen op basis van verschillende beelden en het is niet altijd duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.
Daarom is het belangrijk om informatie niet alleen met elkaar te bespreken, maar ook zichtbaar vast te leggen. Door feiten, afwegingen, besluiten en acties op borden te verzamelen, ontstaat één gezamenlijk beeld waarop het hele crisiscommunicatieteam kan terugvallen. Het doel is om van reactief naar proactief te werken.
Hoe werken de zes strategische coördinatieborden?
De zes borden brengen structuur aan in het crisiscommunicatieproces. Ieder bord heeft een eigen functie, maar samen vormen ze één geheel.
Het begint bij de beeldvorming. Wat weten we op dit moment over de crisis? Welke feiten zijn bevestigd, wat speelt er in de buitenwereld en wat is er al gecommuniceerd? Dit vormt het gezamenlijke vertrekpunt voor het team.
Vervolgens komt de oordeelsvorming. Wat betekenen die feiten voor de communicatie? Wie zijn de getroffenen en betrokkenen, welke zorgen leven er en waar zitten de belangrijkste knelpunten? Op basis daarvan bepaalt het team welke onderwerpen prioriteit krijgen.
Bij de besluitvorming worden de gemaakte keuzes vastgelegd. Zo blijft duidelijk welke besluiten zijn genomen en welke acties daaruit voortkomen.
Het vierde bord bevat de basislijnen communicatie. Hier wordt concreet gemaakt welke informatie naar buiten moet, welke boodschap centraal staat en wat mensen moeten weten of kunnen doen. Daarmee vormt dit bord de verbinding tussen de gekozen strategie en de daadwerkelijke communicatie.
Het netwerkbord geeft inzicht in de betrokken crisispartners. Met welke organisaties moet worden afgestemd, wie zijn de contactpersonen en wie communiceert waarover?
Tot slot is er het bord met openstaande vragen. Niet alles is tijdens een crisis direct duidelijk. Door onbeantwoorde vragen zichtbaar vast te leggen, voorkom je dat ze blijven rondzingen in het overleg of helemaal worden vergeten. Zodra duidelijk is wie een antwoord moet ophalen, kan de vraag worden omgezet in een actie.
De kracht zit niet zozeer in de afzonderlijke borden, maar vooral in de samenhang. Het team werkt vanuit dezelfde feiten, maakt gezamenlijke afwegingen en vertaalt die naar concrete communicatie en acties.
Moet het hele crisiscommunicatieteam bij ieder overleg aanwezig zijn?
Een belangrijk uitgangspunt van deze werkwijze is dat niet iedereen voortdurend hoeft aan te sluiten bij het coördinatieoverleg. De procescoördinator zit het overleg voor. Daarnaast sluiten doorgaans een assistent of informatiemanager, een adviseur of omgevingsanalist en een redacteur of coördinator woordvoering & redactie aan. Indien nodig kan ook een communicatieadviseur vanuit een ander crisisteam deelnemen. Andere teamleden kunnen ondertussen gewoon doorwerken.
Doordat de belangrijkste informatie en besluiten zichtbaar worden vastgelegd, kan het team toch vanuit dezelfde uitgangspunten blijven werken. De borden zijn bovendien bruikbaar voor korte briefings, bijvoorbeeld wanneer een nieuwe collega een dienst overneemt of een bestuurder snel bijgepraat moet worden.
One thought on “Van chaos naar overzicht: de zes borden”