We hebben de afgelopen twee maanden weer keihard gewerkt aan de OS voor crisiscommunicatie en dat heeft geresulteerd in een aantal mooie nieuwe functionaliteiten die we graag hier presenteren.
🚨 Werkelijke situatie, oefening, test, demo of training
Sommigen van jullie hadden het misschien al gezien: bij de situatie-intake geef je vanaf nu aan waarvoor je FirstRing gebruikt. Gaat het om een werkelijke situatie, oefening, test, demo of training?
Dat onderscheid lijkt misschien klein, maar is belangrijk. FirstRing wordt natuurlijk niet alleen ingezet tijdens daadwerkelijke crises en incidenten. Er wordt ook volop mee geoefend, getest en getraind. Tot nu toe was in je crisisoverzicht achteraf niet zichtbaar wat voor soort situatie het was. Dat verandert. In je crisisoverzicht kun je straks direct zien welke situaties daadwerkelijk hebben plaatsgevonden en welke onderdeel waren van bijvoorbeeld een oefening of training. Zeker wanneer je FirstRing ook als logboek gebruikt, is dat handig. Kijk je maanden of zelfs jaren later terug, dan weet je meteen: dit was een echte crisis, dit was een oefening en dit was een test.
Zo ontstaat een overzichtelijker en betrouwbaarder archief van de crises en incidenten waarbij FirstRing daadwerkelijk is ingezet.
🔎 Enorme stap vooruit in omgevingsanalyse
We hebben een grote stap gezet in de omgevingsanalyse van FirstRing. De nieuws- en socialmediasearch is volledig vernieuwd, zowel technisch als qua look & feel. Hierdoor vindt FirstRing veel meer relevante online bronnen en heb je zelf meer controle over welke berichten worden meegenomen in je analyse.
De nieuwssearch is flink uitgebreid. Regionale media worden veel beter gevonden, maar ook internationale nieuwsbronnen worden beter meegenomen wanneer die relevant zijn voor de situatie. Ook de socialmediasearch is veel breder geworden. Waar FirstRing voorheen voornamelijk zocht op X, worden nu ook berichten van onder andere Facebook, Instagram en YouTube gevonden.
Bij ieder gevonden bericht zie je direct een korte samenvatting. Zo kun je in één oogopslag beoordelen of een nieuwsartikel of socialmediabericht daadwerkelijk relevant is voor jouw analyse. FirstRing maakt alvast een eerste selectie, maar jij houdt de controle: met de schuifjes bepaal je zelf welke berichten wel en niet worden meegenomen.
Daarnaast is het nu mogelijk om een tijdsvenster te kiezen voor een tweede, derde, vierde of vijfde omgevingsanalyse van een crisis. Alleen automatisch verzamelde media- en socialmediaberichten binnen dit venster worden geanalyseerd; de analyse benoemt ook trends ten opzichte van de vorige analyse.
Het resultaat is een veel completere en relevantere set aan bronnen als basis voor je omgevingsanalyse. En dat zie je terug in de kwaliteit van de analyse zelf. Zo kun je in een kwestie van minuten een uitgebreide omgevingsanalyse maken op basis van wat er op dat moment daadwerkelijk in het nieuws en op sociale media speelt.
🎤 Persvragen
Hoe bereid je een bestuurder of woordvoerder snel voor op de lastige vragen die journalisten kunnen stellen? Daarvoor hebben we een nieuwe functionaliteit toegevoegd: Persvragen.
FirstRing genereert een lijst met kritische persvragen die een bestuurder of woordvoerder voor de camera zou kunnen krijgen. Daarbij kijkt FirstRing niet alleen naar alles wat op dat moment over de situatie bekend is, maar ook naar de omgevingsanalyse. Welke vragen worden er in de buitenwereld al gesteld? Welke zorgen leven er? En welke onderwerpen krijgen veel aandacht in nieuws en op sociale media? Ook die informatie wordt gebruikt om te bepalen welke kritische vragen je kunt verwachten.
Bij iedere persvraag krijg je direct een suggestie voor het antwoord, passend bij de actuele situatie. Zo heb je binnen enkele minuten een complete voorbereiding die je kunt uitdraaien en samen met je bestuurder of woordvoerder kunt doornemen. Handig wanneer er weinig voorbereidingstijd is, maar je iemand wel goed beslagen ten ijs wilt laten komen.
Daarmee vormt Persvragen een mooie aanvulling op onze AI-interviewer. Met de AI-interviewer kun je een interview live oefenen, inclusief gesproken vragen en antwoorden. Met Persvragen heb je daarnaast in één overzicht de belangrijkste kritische vragen én mogelijke antwoorden bij de hand.
📣 Reeds gecommuniceerd
Tijdens een crisis volgt de ene communicatie-uiting vaak snel op de andere. Daarom is het belangrijk dat FirstRing niet alleen weet wat er speelt, maar ook wat de organisatie zelf al naar buiten heeft gebracht.
Met Reeds gecommuniceerd kun je deze informatie nu eenvoudig toevoegen aan FirstRing. Dat kan bijvoorbeeld door de URL van een liveblog of webpagina toe te voegen, een link naar jullie X-account te plaatsen of door eerder gecommuniceerde informatie rechtstreeks in FirstRing te plakken.
FirstRing neemt deze informatie vervolgens mee bij het maken van nieuwe output. Zo wordt er rekening gehouden met wat jullie al hebben gecommuniceerd en kunnen nieuwe teksten, adviezen en andere output daarop voortbouwen.
Dat helpt om tijdens een crisis consistent te blijven communiceren, onnodige herhaling te voorkomen en ervoor te zorgen dat nieuwe communicatie aansluit op wat eerder al naar buiten is gebracht.
